Moje bolesne doświadczenie z utratą danych

Pamiętam to jak dziś, choć minęły już dwa lata. Piątkowe popołudnie, większość pracowników już wyszła, a ja kończyłem ostatnie zadania przed weekendem. Nagle dostałem telefon od klienta, że jego sklep internetowy nie działa. Szybko sprawdziłem – faktycznie, zamiast strony wyświetlał się tylko biały ekran. Pomyślałem, że to chwilowa awaria i zrestartowałem serwer. Nic. Wejście do panelu administracyjnego? Niemożliwe. Baza danych? Uszkodzona.

Okazało się, że podczas rutynowej aktualizacji serwera hostingowego doszło do awarii i część danych została bezpowrotnie utracona. Najgorsze było to, że nasz ostatni backup miał dwa tygodnie. DWA TYGODNIE! Dla sklepu obsługującego po kilkadziesiąt zamówień dziennie oznaczało to stratę wszystkich nowych zamówień, klientów i produktów dodanych w tym czasie.

Ta kosztowna lekcja nauczyła mnie, że backup to nie dodatek do hostingu, ale jego absolutny fundament. Dziś chcę podzielić się tym, czego się nauczyłem, żebyś Ty nie musiał popełniać tych samych błędów.

Podstawy backupu – co musi wiedzieć każdy przedsiębiorca

Backup to po prostu kopia zapasowa Twoich danych. Niby proste, ale diabeł tkwi w szczegółach. Na polskim rynku hostingowym standardem stały się codzienne kopie zapasowe, ale rzadko kto zastanawia się, co to właściwie oznacza.

Wyobraź sobie, że prowadzisz księgarnię internetową. Twój backup powinien obejmować:

• Pliki Twojej strony (szablony, zdjęcia, skrypty)
• Bazę danych (produkty, zamówienia, dane klientów)
• Ustawienia i konfigurację serwera
• Pocztę e-mail (jeśli korzystasz z hostingu pocztowego)

Mój przyjaciel Marek prowadzi sklep z częściami samochodowymi. Był przekonany, że jego hosting tworzy kompleksowe kopie zapasowe. Dopiero gdy próbował odzyskać dane po włamaniu, okazało się, że backup obejmował tylko pliki strony, ale już nie bazę danych z produktami i zamówieniami. Bolesna nauczka.

Strategie backupu – więcej niż tylko codzienna kopia

Dobra strategia backupu opiera się na kilku filarach:

Zasada 3-2-1

To moja ulubiona reguła, którą stosuję od czasu tamtej wpadki. Polega na tym, że:

• Masz co najmniej 3 kopie danych (oryginał + 2 kopie)
• Przechowujesz je na 2 różnych typach nośników
• 1 kopia jest przechowywana poza siedzibą firmy

W praktyce oznacza to, że oprócz backupu oferowanego przez firmę hostingową, sam regularnie ściągam kopie na zewnętrzny dysk w biurze oraz dodatkowo korzystam z backupu w chmurze.

Rodzaje backupów

Na rynku spotkasz się z trzema podstawowymi typami:

Backup pełny – kompletna kopia wszystkich danych. Zajmuje najwięcej miejsca, ale jest najłatwiejsza do odtworzenia.

Backup przyrostowy – kopiuje tylko te dane, które zmieniły się od ostatniego backupu. Oszczędza miejsce, ale odtworzenie wymaga dostępu do ostatniego pełnego backupu oraz wszystkich przyrostowych.

Backup różnicowy – zapisuje różnice względem ostatniego pełnego backupu. Pośrednie rozwiązanie pod względem zajmowanego miejsca i łatwości odtwarzania.

Moja firma korzysta z kombinacji tych metod – raz w tygodniu robimy pełny backup, a codziennie przyrostowy.

Co oferują polskie firmy hostingowe?

Polski rynek hostingowy jest zróżnicowany pod względem podejścia do backupu. Oto, co zaobserwowałem testując różne firmy:

Podstawowy backup w cenie

Większość polskich hostingów oferuje jakąś formę backupu w podstawowej cenie usługi. Zazwyczaj są to codzienne kopie przechowywane przez 7-14 dni. Brzmi nieźle, ale…

Pamiętasz Krzyśka, który prowadzi agencję interaktywną? Korzystał z popularnego polskiego hostingu, który reklamował „codzienne backupy”. Gdy jego klient przypadkowo skasował całą stronę, okazało się, że:

• Backup trzeba przywrócić dla całej domeny, nie można wybrać pojedynczych plików
• Przywrócenie backupu kasuje wszystkie nowsze dane
• Operację może wykonać tylko administrator hostingu, co wydłużyło czas oczekiwania

Zaawansowane opcje backupu

Na szczęście coraz więcej firm oferuje bardziej zaawansowane rozwiązania:

• Samodzielne przywracanie wybranych plików i baz danych
• Dłuższy okres przechowywania kopii (30-90 dni)
• Możliwość wykonania kopii na żądanie przed większymi zmianami
• Przechowywanie kopii w różnych lokalizacjach geograficznych

Za takie funkcje zwykle trzeba dopłacić, ale uwierz mi – są warte każdej złotówki. Gdy w zeszłym miesiącu mój programista przez pomyłkę nadpisał kluczowy plik konfiguracyjny, mogłem sam przywrócić go w ciągu 5 minut, bez kontaktu z supportem.

Własne rozwiązania backupowe – przejmij kontrolę

Nawet jeśli Twój hosting oferuje przyzwoity backup, warto rozważyć dodatkowe zabezpieczenia:

Ręczne kopie zapasowe

Nigdy nie ufam w 100% automatycznym procesom. Przed każdą większą aktualizacją ręcznie wykonuję kopię strony i bazy danych. Zajmuje to dosłownie kilka minut, a daje spokój ducha.

W przypadku WordPressa używam wtyczki UpdraftPlus, która pozwala na ręczne i automatyczne kopie. Dla innych systemów istnieją podobne rozwiązania.

Zewnętrzne usługi backupu

Na rynku istnieje sporo niezależnych usług specjalizujących się w backupie stron i baz danych. Ich przewagą jest niezależność od dostawcy hostingu – nawet jeśli cały serwer padnie, Twoje dane są bezpieczne.

Chmura jako dodatkowe zabezpieczenie

Usługi takie jak Google Drive, Dropbox czy polski Netia Cloud Storage świetnie sprawdzają się jako dodatkowe miejsce na kopie zapasowe. Większość z nich oferuje automatyczną synchronizację, więc raz skonfigurowany system działa w tle bez Twojej uwagi.

Najczęstsze błędy w podejściu do backupu

Przez lata obserwowałem te same schematy u klientów i znajomych:

„Set and forget”

Wielu przedsiębiorców ustawia backup raz i zapomina o nim na lata. Tymczasem warto regularnie sprawdzać, czy:

• Kopie faktycznie się tworzą
• Można je przywrócić (tak, przetestuj to!)
• Obejmują wszystkie potrzebne dane

Ignorowanie logów

Logi to niezbyt pasjonująca lektura, ale warto przeglądać komunikaty o wykonanych (lub niewykonanych) backupach. Często system wysyła ostrzeżenia, które łatwo przeoczyć między innymi powiadomieniami.

Brak procedur

W mojej firmie mamy jasno określoną procedurę backupu i odzyskiwania danych. Każdy pracownik wie, co robić w przypadku awarii. To nie musi być formalna dokumentacja – wystarczy prosty dokument z krokami do wykonania.

Podsumowanie – backup to inwestycja, nie koszt

Patrząc wstecz na moją przygodę z utratą danych klienta, koszt dobrego rozwiązania backupowego byłby mniejszy niż 5% tego, co straciłem na odszkodowaniach i utraconej reputacji.

Dobry backup to jak ubezpieczenie – wydaje się niepotrzebnym wydatkiem, dopóki nie nastąpi katastrofa. Wtedy staje się na wagę złota. Jako osoba, która przeszła przez piekło utraty danych, mogę tylko powiedzieć: nie oszczędzaj na tym.

I pytanie dla Ciebie na koniec: kiedy ostatnio sprawdzałeś swój backup? Może warto to zrobić jeszcze dziś?